Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to bardzo prawdopodobne, że miałeś już do czynienia z notą obciążeniową. Kto może wystawić ten dokument, w jakich przypadkach może to zrobić i z czym wiąże się jego otrzymanie? Sprawdź, co warto wiedzieć o nocie obciążeniowej.
Nowa obciążeniowa – co to jest?
Nota obciążeniowa, nazywana również notą księgową, dokumentuje koszty, ale takie, które nie podlegają podatkowi VAT. Korzysta się z niej raczej rzadko, ale może się ona okazać bardzo pomocna. Na pewno wielu przedsiębiorców, widząc taki dokument, zacznie się zastanawiać, z czym ma do czynienia. Nota księgowa obejmuje operacje, jakie nie zostały wykazane na rachunkach lub na fakturach. Najczęściej dotyczy ona firm, które współpracują z organizacjami pozarządowymi.
To, co musi się znajdować w takim dokumencie, reguluje art. 21 ustawy o rachunkowości. Do takich obowiązkowych elementów należą numer noty księgowej, dane stron, których dotyczy rozliczenie, opis operacji i jej wartość, data tej operacji i sporządzenia dowodu, a także podpis wystawcy. W dokumencie musi być odnotowane również stwierdzenie jego sprawdzenia i zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych.
Nota obciążeniowa może być wystawiona w celu naliczenia odsetek za opóźnienie w płatności, przeniesienia na nabywcę kosztów czy też jako dokumentacja roszczenia związanego z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe.
Noty obciążeniowe a antywindykacja
Częstym zastosowaniem noty obciążeniowej jest wspomniane obciążenie dłużnika odsetkami lub karami umownymi za nieterminową płatność. Możesz otrzymać taki dokument bez względu na to, czy opóźnienie w zapłacie wynika z Twojej winy. Wierzyciel może również oczekiwać rekompensaty za opóźnienie, która wynosi co najmniej 40 euro, w przypadku gdy dług nie przekracza 5 tys. złotych, a nawet 100 euro, jeśli jest on równy lub przewyższa 50 tys. złotych. Jak powinieneś zareagować na takie noty obciążeniowe? Czy jedynym, co możesz zrobić jest zapłacenie kwoty, która została wskazana w dokumencie? Bardzo prawdopodobne, że uda Ci się tego uniknąć. Nasza kancelaria podejmuje się antywindykacji nawet w najbardziej skomplikowanych sprawach. Co możemy dla Ciebie zrobić?
Nota obciążeniowa – zasięgnij pomocy Kancelarii EUROLEGE
Nota księgowa nie musi oznaczać konieczności zapłaty kwoty, która z niej wynika. Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest kontakt z naszą kancelarią. Od lat reprezentujemy zadłużonych klientów na terenie całego kraju. Mamy doświadczony zespół, możemy zapoznać się z Twoją sytuacją i ocenić ją. Nie musisz przyjeżdżać do naszej kancelarii – możemy się komunikować na odległość, nawet telefonicznie. Co ważne – nie zwlekaj. Im szybciej zajmiemy się Twoją sprawą, tym większe są szanse na pozytywne jej zakończenie.
Skontaktuj się z nami:
- Zadzwoń: 530 333 130 (kliknij w numer)
- Napisz: kontakt@eurolege.pl
- Wyślij zgłoszenie: anty-dlug.pl/zgloszenie
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się nota obciążeniowa od faktury VAT?
Nota obciążeniowa dokumentuje operacje, które nie podlegają podatkowi VAT – kary umowne, odsetki za opóźnienie, odszkodowania, refaktury kosztów. Faktura VAT obejmuje sprzedaż towarów i usług opodatkowanych. Z noty nie odliczysz VAT, ale możesz ją zaliczyć w koszty uzyskania przychodu, jeśli wydatek ma związek z działalnością.
Kto może wystawić notę obciążeniową?
Każdy podmiot gospodarczy oraz osoba fizyczna prowadząca działalność, jeśli zachodzi tytuł do obciążenia kontrahenta – kara umowna z umowy, odsetki za zwłokę, odszkodowanie. Nota nie wymaga rejestracji w urzędzie skarbowym ani statusu podatnika VAT. Wystawiający musi jedynie spełnić wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości.
Czy muszę zapłacić notę obciążeniową, jeśli się z nią nie zgadzam?
Nie. Nota obciążeniowa nie jest tytułem wykonawczym – to wyłącznie wezwanie do zapłaty. Jeśli kwestionujesz podstawę roszczenia, możesz odmówić zapłaty pisemnie i czekać na ewentualny pozew. Wierzyciel musi wówczas udowodnić zasadność obciążenia w sądzie. Sama nota nie pozwala na egzekucję komorniczą.
Czy nota obciążeniowa może dotyczyć rekompensaty 40/100 euro za opóźnienie?
Tak. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przyznaje wierzycielowi B2B prawo do rekompensaty – 40 euro przy długu do 5 tys. zł, 70 euro do 50 tys. zł i 100 euro powyżej. Kwota nalicza się od każdej zaległej faktury, niezależnie od wysokości faktycznej szkody.
Jakie elementy musi zawierać prawidłowa nota obciążeniowa?
Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości: numer dokumentu, dane wystawcy i odbiorcy (NIP, adres), opis operacji i jej wartość, datę operacji oraz wystawienia, podpis osoby uprawnionej. Brak któregokolwiek z elementów może podważyć walor dowodowy noty w sporze sądowym i osłabić pozycję wierzyciela.
Co zrobić, gdy otrzymam notę obciążeniową na zawyżoną kwotę?
Wyślij pisemne kwestionowanie noty z wyliczeniem należnej kwoty według umowy. Powołaj się na konkretne zapisy umowne lub przepisy KC dotyczące miarkowania kar umownych – art. 484 par. 2 KC. Sąd może obniżyć karę, jeśli jest rażąco wygórowana lub gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane.
Czy na podstawie noty obciążeniowej komornik może zająć moje konto?
Nie. Komornik działa wyłącznie na podstawie tytułu wykonawczego – prawomocnego wyroku, nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności, aktu notarialnego z poddaniem się egzekucji. Nota to dokument prywatny. Wierzyciel musi najpierw uzyskać orzeczenie sądu lub nakaz zapłaty. Dopiero wtedy może wszcząć egzekucję.
Czy nota obciążeniowa się przedawnia?
Sama nota nie przedawnia się – przedawnia się roszczenie, które ona dokumentuje. Roszczenia z transakcji handlowych przedawniają się po 3 latach (art. 118 KC), kary umowne tak samo. Liczy się od daty wymagalności roszczenia. Po przedawnieniu można podnieść zarzut w sądzie i uniknąć obowiązku zapłaty.
